申請書の構成には、気をつけるべきポイントが数多くあります。しかし、まずは次の2つを意識するだけでも、申請書はぐっとわかりやすくなります。
1．聞かれていることだけに答える
「聞かれていることに答える」。そんなことは当然だと思うかもしれません。しかし実際には、聞かれていることに答えず、聞かれていないことを長々と書いている申請書はかなり多くあります。
科研費や学振の申請書では、各項目において、何を書くべきかがかなり具体的に指示されています。まずは、その指示の内容と意図を正確に理解し、問われていることに対して明確に答えることが重要です。余計な情報や、主題から外れた内容を入れすぎると、読み手は何を評価すればよいのかわからなくなります。
たとえば、「本研究の目的」を聞かれている欄で、研究背景を長々と説明してしまう。「独自性・創造性」を聞かれている欄で、単に研究方法を繰り返してしまう。「位置づけ」を聞かれている欄で、研究の意義や将来展望ばかりを書いてしまう。こうしたズレは、申請書ではよく起こります。
特に、独自性・創造性、研究の位置づけ、着想に至った経緯、今後の展望などは、何を書けばよいのか、他の項目とどう区別すればよいのかがわかりにくく、混乱しやすい部分です。だからこそ、各項目の注意書きをよく読み、「この欄では何を答えるべきなのか」を最初に確認する必要があります。
申請書では、知っていることを全部書くのではなく、聞かれていることにだけ答える。これが基本です。読み手が必要な情報をすばやく把握できるように、要点を絞って書くことを心がけましょう。
2．同じことを繰り返し書かない
申請者のこれまでの研究成果、着想の経緯、気に入ったフレーズなどを、申請書のあちこちで何度も繰り返してしまう人がいます。しかし基本的には、それぞれの項目で書くべき内容は重複しないように設計されているはずです。同じような内容を何度も書いてしまっている場合は、何かが整理できていないサインです。
同じことを繰り返すと、申請書全体が冗長になります。審査員には、「無駄が多い」「書いている本人が主張を整理できていない」という印象を与えてしまいます。また、審査員は限られた時間で多くの申請書を読むため、同じ内容が何度も出てくると、かえって本当に重要なポイントが埋もれてしまいます。
もちろん、申請書全体を通じて一貫して強調すべきメッセージはあります。しかし、それは同じ文章を繰り返すこととは違います。同じ研究成果を扱う場合でも、背景では「なぜその成果が重要な問題につながるのか」を書き、目的では「その成果を踏まえて何を明らかにするのか」を書き、独自性では「その成果によってなぜ申請者にしかできないのか」を書く、というように役割を変える必要があります。
繰り返しを防ぐためには、申請書全体の構成を事前に計画することが重要です。いきなり本文を書き始めると、かなりの確率で同じことを何度も書いてしまいます。まずは、申請書に書けそうな材料をネタ帳のように書き出し、それぞれをどの項目で使うのかを整理するとよいでしょう。
書き終えた後には、それぞれの項目が本当にその欄の意図に答えているか、他の項目と内容が重複していないかを確認します。同じ内容が何度も出てくる場合は、「この情報はどの欄で書くのが最も適切か」を考え、他の場所では削るか、役割が異なる形に書き換えます。
結局のところ、「同じことを繰り返し書かない」は、「聞かれていることだけに答える」と表裏一体です。各項目で聞かれていることに正確に答えていれば、自然と重複は減ります。反対に、同じことを何度も書いてしまう場合は、各項目の役割を十分に理解できていない可能性があります。