指導教員や受け入れ研究者に推薦書や評価書を書いてもらう際、申請者が気を付けるべきポイントや行うべきことは以下の通りです。
・早めの依頼
・明確な情報提供
・コミュニケーションを取る
・強調して欲しいポイントの指定
・感謝の意を表す
・職務の性質と関連性の確認

有料会員へのご招待

科研費.comは基本無料でご利用いただけますが、いくつかのコンテンツは有料会員専用になっています。

科研費.com 有料会員の特典

  • 申請書テンプレートのダウンロード
  • 100以上の#科研費のコツの解説ページへのアクセス
  • 混雑時の優先対応

料金

  • 999円/永年
  • 『ここはこう書け！ いちばんわかりやすい科研費申請書の教科書』をご購入の方は有料会員登録の無料クーポンコードを進呈！
書籍の100ページ目の左上から見た時に、最初に登場する英単語〇〇〇〇〇〇（英数小文字）がクーポンコードです。
ヒント：小文字のLではなく1です。
無料会員登録時と同じメールアドレスをご登録ください。
¥999

1. 早めに依頼する

推薦書の依頼は計画的に行う必要があります。これは、推薦者に十分な時間を与えるために、締切のかなり前に行うべきです。タイミングは、学術カレンダーや推薦者のスケジュールを考慮して決定します。例えば、学期末や大きな会議の直前ではなく、推薦者が比較的余裕を持てる時期を選びます。そして、推薦書の提出締切りを明確に伝え、締切の数週間前には優しくリマインダーを送ることで、推薦書がタイムリーに完成することを確実にします。

早めに依頼する方法

  1. 推薦書の締切日を確認: 応募締切日を把握し、推薦書の依頼を締切日の数週間から数ヶ月前に行います。
  2. 依頼のタイミングを考慮: 学期末や研究プロジェクトの締切りなど、推薦者が特に忙しい時期を避けて依頼します。
  3. 初期のコミュニケーション: 早期に推薦者に連絡を取り、あなたの要望と応募プロセスの概要を説明します。
  4. リマインダーの提供: 必要に応じて、締め切りの数週間前に優しくリマインダーを送りますが、頻繁すぎるリマインダーは避けます。

2. 明確な情報提供

推薦者には明確な情報を提供することが重要です。これには、応募しているポジションやプログラムの詳細、なぜこの推薦が重要なのか、具体的な要件などが含まれます。また、あなたの履歴書、最近の研究概要、主要な成果など、推薦者が参照できるような資料も提供すると良いでしょう。これにより、推薦者はより具体的かつ詳細な推薦書を書くことができます。

情報提供の方法

  1. 経歴と成果の共有: 履歴書やCV、主要な出版物、重要な研究プロジェクト、受賞歴など、あなたの経歴と成果の詳細を提供します。
  2. 応募ポジションの説明: 応募している職位やプログラムの詳細情報、そこで求められるスキルや資質について説明します。
  3. 推薦書の目的と要件: 推薦書がどのように使用されるか、推薦書に含めるべき特定のポイントや要件を明確にします。
  4. 期待する推薦書の形式: 推薦書の長さ、形式、特に強調してほしいポイントについて指示します。
  5. 応募締切日の明示: 推薦書の提出締め切りを明確にし、時間的余裕を持たせて依頼します。

3. コミュニケーションを取る

推薦書の進行状況を確認するために適時フォローアップを行うことも大切です。しかし、頻繁すぎる連絡は避け、推薦者の時間を尊重することが重要です。また、特に強調してほしい個人の特性や業績、特定の研究プロジェクトでの役割など、推薦書で取り上げてほしい具体的な点を提案することも効果的です。

コミュニケーションの方法

  1. 初期のミーティング: 推薦書の依頼時に、面談やミーティングを設定し、応募の背景や目的、重要なポイントについて話し合います。
  2. 具体的な情報の提供: 自身の履歴書、重要な実績、特定のスキルセットなど、推薦書作成に役立つ具体的な情報を提供します。
  3. 進捗の確認とフォローアップ: 依頼後、適切なタイミングで推薦書の進捗状況を確認します。ただし、頻繁すぎる確認は避け、推薦者の時間を尊重するよう心がけます。
  4. オープンで正直な対話: 推薦書に関して不明確な点や疑問があれば、オープンかつ正直に質問や懸念を表明します。
  5. 継続的な関係の構築: 推薦書のプロセスが終了した後も、定期的に連絡を取り、長期的な関係を維持します。

4. 特定の要点の提案

推薦書はあなたのキャリアの特定の側面を強調するためのものです。推薦者にどの成果や特性を強調してほしいかを伝えることで、推薦書が応募先の特定の要件や期待に合致するようにすることができます。自分の経験や成果に関する詳細な情報を提供することで、推薦者はより具体的で影響力のある推薦書を書くことができます。

具体的な手順

  1. 目的の共有: 応募しているポジションやプログラムの具体的な要件や求められる資質を推薦者に伝えます。
  2. 重要な成果の強調: 特に重要な研究成果、プロジェクトでの貢献、受賞歴など、強調してほしい成果を具体的に示します。
  3. 個人的特性の強調: チームでのリーダーシップ、創造性、独自の問題解決能力など、強調してほしい個人的特性を明確にします。
  4. 具体例の提供: 推薦者が参照できるように、上記の点を裏付ける具体的な事例やエピソードを提供します。
  5. 推薦のフォーマット指定: 必要に応じて、推薦書のフォーマットについての要望（例えば、手紙の形式や長さなど）を伝えます。

5. 感謝の意を表す

推薦書を書いてもらうことは、推薦者にとって追加の負担であるため、依頼時と完成後には、推薦者の努力と時間に対して感謝の意を示すことが大切です。正式な感謝状を送るか、状況に応じて小さな贈り物や手書きのカードを送ることで、感謝の気持ちをより個人的に伝えることができます。

感謝の表し方

  1. 直接的な感謝の表明: 推薦書が完成した後、直接的に感謝のメッセージを伝えます。これはメール、手紙、または個人的な会話を通じて行うことができます。
  2. 正式な感謝状: より公式な方法として、感謝状を書いて送ることも適切です。これは推薦者の努力を公式に認め、尊敬の意を示す素晴らしい方法です。
  3. 小さな贈り物やカード: 文化的に適切であれば、手書きのカードや小さな贈り物を送ることも有効です。これは個人的な感謝の気持ちを表すための心のこもった方法です。
  4. 継続的な関係の維持: 推薦書のプロセスが終わった後も、定期的に連絡を取り、関係を維持することが大切です。これにより、将来の協力の機会や相互のサポートが生まれる可能性があります。

6. 職務の性質と関連性の確認

応募先の情報を共有し、推薦書が応募している機関やプログラムの文化や期待する資質に合致しているかを確認します。このようにして、推薦書が応募先の特定の要件や期待に沿ったものになるように努めます。

職務と関連性の確認方法

  1. 職務の詳細を共有: 応募しているポジションやプログラムの詳細な説明を推薦者と共有します。これには、職務の責任、期待されるスキル、プログラムの目的などが含まれます。
  2. あなたの適格性を強調: あなたが持っている、特に重要なスキルや経験、成果を推薦者に伝え、これらが職務の要件とどのように関連しているかを説明します。
  3. 推薦書の目的を明確に: 推薦書がどのような目的で使用され、どのような情報が特に重要かを推薦者に伝えます。
  4. 具体的な要求を指摘: 必要に応じて、推薦書に含めてほしい特定のポイントや事例を推薦者に提案します。

結論

推薦書や評価書は、あなたの申請書類において重要な役割を果たすため、推薦者に対して適切な情報提供とコミュニケーションを行うことが不可欠です。また、推薦者に対して敬意を示し、その努力に感謝することも重要です。