強調とは、下線や太字、枠囲み、網掛けなど他と異なることをして、そこに視線をとどまらせることで内容を強調するという手法です。多すぎる強調は他との差が小さくなり、強調としての効果は薄れていまいますし、黙読の流れを止めてしまうのでフラストレーションがたまります。

強調は使いすぎない

冒頭でも説明したように、周囲とのギャップが大きいほど効果が大きくなります。そのため、強調箇所の周囲には他の強調が無いようにしないといけません。すなわち、強調が十分な効果を発揮するためには強調の数を制限しないといけません。

多い人は1ページあたり10か所以上の強調を施しますが、これはやりすぎです。「過ぎたるは及ばざるが如し」ということで、かえって目立ちません。１ページあたりの強調はせいぜい数個、できれば2－4個程度に抑えると強調の効果が十分に発揮されると思います。

強調の種類を増やさない

下線や太字など色々な種類の強調を使うと、「それらには意味の違いがあるのかな、何が違うんだろう？」と余計なところに気を散ってしまいます。申請書の極意は相手が何も考えることなく主張を受け取ってくれることですので、変に考えさせることのないよう、強調とは太字である、みたいにシンプルな運用にしたほうが良いです。

強調の種類を増やさないことは、強調の数を適切な量に抑える効果もあります。実際、強調の種類がふえてしまうケースでは以下のような変遷をたどります。

  1. 大事だと思うところをどんどん強調していく。
  2. 周囲との差が無くなり、強調箇所が目立たなくなる。
  3. 強調の中でも特に強調したい箇所を「強調の強調」として別の種類の強調にする（太字＋下線など）
  4. 気づけば、強調箇所が増えすぎて、ほとんど全ての部分に注意を払う必要があり、それは大変なので結果として全て読み飛ばされる。